Una niñita
le pregunta a su papá “Papi… ¿por qué trabajas tanto?”. A lo que el padre le
contesta “Pequeña, tú sabes que papi tiene dos empleos”. La pequeña, como si
hubiese recordado de momento le contesta “¡Es verdad papi!… oye, cuéntame de
tus trabajos, ¿cuáles son?”. El padre la abrazó y le contestó. La primera
parte, la de profesor universitario la entendía claramente. Respecto de la
segunda, consultor, no parecía entenderla de todo, pero con toda mentalidad de
niño concluyó.....”Ah entonces te dedicas a dar consejos”. Y, bueno, es cierto,
la consultoría tiene mucho de dar consejos, aunque un buen consultor hace mucho
más que eso.
De
acuerdo a esto, en las organizaciones está lleno de consultores, aun cuando
oficialmente no se llamen a sí mismos de este modo. Lo que caracteriza a los
consultores es su nivel de conocimientos y experiencia en alguna especialidad
particular (informática, contabilidad, legal, etc.), experiencia y
conocimientos útiles para el cliente. Los consultores son expertos también en
labores de “facilitación”, es decir, por medio de técnicas de diagnóstico y
conversacionales, “limpiar la basura” y llegar a elaborar buenas
interpretaciones de lo que le pasa al cliente, de modo tal de sacarlo del
inmovilismo y moverlo a la acción. Generalmente,
actúa como agente del manager. Cada vez que se aconseja a alguien que enfrente
alternativas se actúa como consultor. El manager tiene control directo sobre
una acción, el consultor posee deseos de influir pero sin autoridad para
controlar. El consultor ejerce influencia sobre personas, grupos u
organizaciones.
Entre
las funciones que debe cumplir un consultor encontramos: Funciones del
Consultor: planificar, asesorar, recomendar y aconsejar en -por ejemplo-
personal, análisis financiero, operaciones, seguridad, auditoria, diseño,
desarrollo de RRHH, etc.
El consultor necesita tres clases
de habilidades para hacer un buen trabajo:
·
Técnicas:
conocimientos y experiencias sobre un tema determinado, su especialidad.
·
Relación
interpersonal: Se refiere a cierta capacidad para traducir ideas a palabras, de
escuchar, de brindar apoyo, de disentir razonablemente, etc.
·
De
consultoría: Ser competentes en manejar las fases de una consultoría, con las
habilidades requeridas en cada una de sus etapas.
Un
cliente es quien recibe los consejos de un consultor. A veces el cliente es un
sólo individuo, otras veces puede ser un grupo de trabajo, un departamento o
una organización completa. En este sentido, los gerentes (a nivel de la alta
dirección o situados en otros niveles organizacionales) son los clientes de la
consultoría.
El cliente recurre a la
consultoría porque tiene un problema, una dificultad, que no puede o no saber
resolver por sí solo. También recurre a la consultoría cuando quiere
hacer las cosas mejor y no sabe cómo hacerlas, en cuyo caso requiere de alguien
que le permita “interpretar” lo que le pasa. El comportamiento auténtico con el
cliente significa expresar verbalmente lo que se experimenta a medida que
avanza el trabajo. Es lo más eficaz que se puede hacer para lograr la
influencia que busca y generar el compromiso del cliente.
A veces se distinguen clientes de
usuarios. Estos últimos son personas que participan de la consultoría, pueden
ser subordinados o paralelos al cliente, no han participado en la decisión de
contratar al consultor y tienen que interactuar con este para el avance del
proyecto de consultoría. Los usuarios representan un importante factor político
para la consultoría, ya que pueden apoyar o pueden bloquear la consultoría y,
por lo tanto, el consultor debe desarrollar una estrategia para interactuar con
ellos y lograr su apoyo.
La meta o producto de la
consultoría es la intervención, que corresponde a cualquier acción que se tome
en un sistema del cual no se forma parte. La intervención se produce en dos
variantes:
·
Cualquier
cambio de índole estructural, política o de procedimiento en la línea de una
organización. Cambios a nivel de estrategia, estructura, cultura o procesos.
·
El
resultado final por el cual una o muchas personas en la línea de la organización
han aprendido algo nuevo, lo que implica que ahora hacen algo que antes
no sabían hacer lo que aumenta las capacidades organizacionales o lo
hace de otro modo, logrando que la organización se adapte a su mundo de mejor
modo.
La
consultoría sigue generalmente, un conjunto de pasos estándar que incluyen
típicamente:
·
Negociación
y establecimiento de un contrato. Cliente y consultor negocian en el plano
formal los objetivos del proyecto, su alcance, recursos, participantes,
actividades, etc. En el plano informal se verifican expectativas mutuas de
comunicación, confianza y competencia.
·
Recopilación
de datos y diagnóstico. El consultor por medio de diferentes técnicas
diagnósticas busca datos que le permitan “tener clara la película” para
identificar posibles caminos o acciones.
·
Información
y decisión de actuar. Consultor y cliente vuelven a reunirse. El primero
presenta su interpretación de la situación y propone distintos cursos de
acción. El cliente decide cuál de ellos sigue.
·
Puesta en
práctica. El consultor pone en práctica acciones coherentes con la decisión
tomada en el paso anterior. Esto puede implicar movilizar personas que se
desempeñan en la organización a fin de generar participación y aprendizaje.
·
Termino
de la consultoría (o ampliación o reciclaje). El consultor cierra la
consultoría con algún hito de cierre como una presentación o un informe. A
veces, el cliente solicita ampliar la consultoría a otros ámbitos
organizacionales. Otras veces la consultoría se redefine y se vuelve a iniciar
el ciclo de consultoría.
La
consultoría es por definición temporal y externa. La temporalidad la brinda el
contrato, en el que se establece un marco de tiempo en que el consultor
realizará su aporte. El
consultor que forma parte del Staff de una organización es un subordinado, el
consultor externo que trabaja con un cliente particular no tiene que obedecer
sus órdenes.
Más allá de las técnicas importa el propio Yo (reacciones con el cliente, sentimientos durante las discusiones, ingenio para buscar información, etc.)
El consultor actúa en dos niveles:
Más allá de las técnicas importa el propio Yo (reacciones con el cliente, sentimientos durante las discusiones, ingenio para buscar información, etc.)
El consultor actúa en dos niveles:
1.
Parte
esencia: es la parte cognitiva, es la forma de solucionar los problemas y el
aprendizaje.
2.
Parte
sentimental: son las relaciones entre el consultor y el cliente más allá que la
esencia del problema
Si
nos adentramos un poco en el aspecto afectivo del consultor podemos encontrar
cuatro puntos importantes:
·
Responsabilidad:
debe ser equilibrada entre ambas partes
·
Sentimientos:
es un problema saber hasta qué punto los clientes son capaces de confesar sus
propios sentimientos.
·
Confianza:
imagen del experto, se debe verificar si los clientes confían en su confidencialidad
y responsabilidad.
·
Necesidades
propias del consultor: como por ejemplo, sentirse aceptado, tener clientes,
inclusión, apoyo, etc.
Como consultores, también debemos poseer hipótesis. Estas hipótesis definirán el estilo de nuestra consultoría, como por ejemplo:
·
La
solución de problemas requiere datos precisos, se elimina la incertidumbre.
·
Tenemos
Datos objetivos: sobre ideas, situaciones, acontecimientos que todos aceptan
como hechos.
·
Datos
personales: son hechos pero se refiere a como los individuos sienten sobre lo
que les ocurre y lo que sucede a su alrededor.
·
Una toma
de decisión eficaz requiere una elección libre y franca: tomar decisiones es
fácil, tomar decisiones que obtengan apoyo de la gente no lo es tanto.
·
Una
puesta en práctica eficaz requiere un compromiso interno, apoyo y compromiso
por parte, por ejemplo, de los empleados de una empresa donde se trabaja
También
como buenos consultores debemos tener claras nuestras metas, ya que ellas serán
nuestro principal motivo para lograr el cambio.
·
Meta 1:
obtener vínculos de colaboración
·
Meta 2:
solucionar problemas de modo que estos PERMANEZCAN resueltos.
·
Meta 3:
Asegurar que se brinde atención al problema como también a las relaciones.
Es bueno
señalar que es distinto ser externo que ser ajeno. Una cosa es formar parte de
una organización, ser empleado de ella lo que nos puede entregar pertenencia,
pero no ser parte de los departamentos o unidades a las que atendemos como
consultores, ser externos. Y esto tiene que ver con que un consultor para ser
útil para su cliente necesita contar con perspectiva, ser capaz de mirar los
problemas organizacionales de un modo distinto al que lo miran quienes están
involucrados con ellos habitualmente, por lo que ser “externo” es un muy buen
recurso.
Hay
muchos otros temas relevantes a considerar en la consultoría como la
construcción de confianza, la administración del poder, la discreción con el
trabajo o los paradigmas con que opera el consultor. También hay que considerar
los demás roles que puede ocupar el consultor:
·
Experto:
cuando los managers se relacionen con miembros del Staff o consultores externos
se convierten en clientes de un experto. Este posee autoridad delegada por el
manager para planear y actuar. El consultor decide, posee la información
necesaria, proyecta, controla, etc. El manager cumple un rol inactivo y la
comunicación es limitada.
·
Mano
derecha: el manager no tiene tiempo para ocuparse de ciertos asuntos, conserva
el control y espera que el consultor cumpla con los planes de acción. Aquí el
consultor asume un papel pasivo, la colaboración no es verdaderamente
necesaria. El manager analiza, decide, controla, juzga y modifica.
·
Colaborador:
los problemas del manager pueden solucionarse uniendo conocimientos de ambos.
Es trabajo conjunto, el consultor y el manager trabajan para ser
interdependientes. La toma de decisiones es bilateral, los asuntos de control
se transforman en discusión y la comunicación es recíproca.
Esta es
la meta, llegar a ser un consultor feliz, que nos guste lo que hacemos, sentir
que en la medida que desarrollamos aprendizaje y competencias podemos ponerlas
al servicio de diversas organizaciones y de los clientes que necesiten ayuda,
contribuyendo a que se logren mejor los resultados y las personas sientan que
trabajan en mejores lugares. Esto no es fácil ya que las organizaciones son complejas
pero es un gran desafío permanente.